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对会计信息化的若干思考

  [摘要]会计信息化是会计界关注的焦点,它直接影响到会计实务的改革、会计理论的创新、会计职业的前景……促使广大会计研究者和工作者不得不深刻思考会计信息化的种种问题。

  一、会计信息化的一些基础问题

  会计信息化是会计实践、理论与信息技术交叉结合的产物。虽然会计信息化冲击着会计理论,引发会计理论的变革,但是它显然需要会计学及经济学等作为理论的基础。由此而论,产生了应该探讨并考虑的种种问题,以及需要澄清一些模糊的概念。

  (一)会计信息化的含义

  “会计信息化”之词脱胎于“会计电算化”。会计电算化以计算机为工具,在计算机上模仿会计手工处理过程,减轻了会计人员的劳动强度,提高了会计工作的效率。可是会计电算化面向部门等的不足与缺陷,有待于克服。在信息化浪潮的推动下,计算机进入了会计信息化阶段,并融入企业信息化之中。现代信息技术是会计信息化的前提条件。运用信息技术的概念可以认为“会计信息化”是会计工作的信息技术化之含义;考察会计计算机的单项应用到多项应用,再到会计信息系统的全面实现,可以认为“会计信息化”是一个发展变化的过程。取这些意义,可以说“会计信息化”是会计工作的信息技术化及其进程。

  (二)会计信息的范围

  会计信息应该包括原始经济业务凭证、会计记账凭证、会计报告、会计分析信息等范畴的全部经济信息。其中,有几个规定的会计报告是“对外”的会计信息。当前会计活动产生的信息首先是由于企业自身经营管理活动的需要,大部分属于企业个体的内部信息,对外报告的会计信息只占很少一部分,而且并非面向所有公众(只对具有特定权限的对象)。

  (三)会计信息的产权

  市场经济中的企业,实质上是一系列契约关系的契合。在保护个体产权的经济制度条件下,企业是受到法律保护的经济法人,而所有者与企业是经济契约的关系。在这种制度下,会计信息的所有权必定私有,只受到国家经济监督权和所有权监管的约束。所谓的对外会计报告也仅限于这种约束。即使在这种约束下,企业也并非自愿通力配合,因而形成了一种博弈关系。商品是可以在市场中随意购买的物品。站在法律的角度,出售企业个体的内部经济信息属于非法行为,因而会计信息的商品化是不可能的。只有社会监督机关有权力或依据经济契约拥有企业所有权,才能查看其内容。

  (四)会计信息的生产方式

  会计信息所有权的私有,并不妨碍探讨会计信息的生产方式。会计师事务所受所有者委托进行审计,是维护所有者权益的一种社会监督方式;会计的集中核算扩大了会计核算的范围,是建立在产权控制下的规模化的会计信息生产的方式;会计服务公司受相关企业委托,是在维护会计信息的企业所有权的约束下进行特定服务的会计信息社会化生产方式,而非商品化的生产。由此推广,可以探讨更符合社会需求的会计信息的生产方式。即使这样,也不是要公开全部会计信息。

  (五)会计信息价值

  于此,不得不讨论会计信息价值的问题。会计信息化的目的之一就是要提升会计信息的价值,其首先是用于企业的经营决策,而且还要挖掘其为整个社会宏观经济决策服务的作用,此外会计信息价值的提升还在于会计信息的真实、迅捷、全面。通常认为,会计信息的价值在于提供与决策相关的信息,似乎这已经成为一种常用的观念。但,这并不全面。会计的基本职能是反映,其基础是会计记录,进而又衍生了决策作用。会计信息如会计要素中的资产、负债和所有者权益的大量内容是企业与相关者经济契约的记录,是企业与各方的债权、债务经济利益、权利和义务的描述,这些是企业经营必要的信息,不能说不具有价值。

  (六)会计信息处理的智能化

  如下图所示,会计工作的目的在于获得会计信息。手工会计的工具是纸张、笔墨和算盘,其不具有逻辑处理能力,全赖于人的智能进行处理;而电子计算机之工具具有机器智能,可以部分地并可能越来越多地代替人的智能。这种过程取决于会计信息化的进程,这种进程使一些人担心未来会计的存废。应该看到,机器智能依赖于人的智能,所以无论到何时,只要存在会计这种经济核算的需要,机器智能就必定需要会计的判断规则与处理方法。因此,会计必定存在,而且需要会计理论的创新发展予以支持。

  现代的会计信息软件实现了从记账凭证自动登记账簿并生成报表的智能性自动处理,尚未全面实现的是从经济业务票据自动生成记账凭证的处理。会计活动的第一步就是将经济业务信息转化为记账凭证,这是一种会计职业判断。会计人员利用有限的会计规则,对有限的经济数据进行有限的会计判断,从理论上看,这种会计职业判断可以转化为机器智能的判断。会计信息化的当前要务就在于这种会计信息的智能化处理。

  (七)会计信息化的目标导向

  在会计电算化阶段,会计信息系统的开发依赖会计的需求进行,面向的是会计部门需求;在会计信息化阶段,会计信息系统的开发升高到企业经营的需求,这是适应企业信息化、实现企业经济信息的共享并综合处理,是会计信息系统融入ERP等企业一体化信息系统的表现。如果再高一点,站到国民经济和社会信息化的高度来思考,可以考虑会计信息社会化生产的方式,会计信息应该并可以为市场调节和宏观调控服务。考虑国家经济监督权与会计信息的生产整合,可以构思社会性的会计信息生产方式。这样做不仅节省社会监督的制度成本,还可以形成社会经济信息的共享,实现经济处理综合化,并生产统计信息、实施全社会性的经济分析等,在产生会计信息更大价值的同时推动国民经济和社会信息化。

  (八)会计信息化的内部控制

  会计信息记录了经济活动,产生了经济后果。首先,经济活动的效益与风险同在,在赢得效益的同时必须防范风险,经济活动中的效果需要实施者承担经济责任,需要维护其责、权、利;其次,资产为企业所有,保护其安全是企业的基本行为,需要监督控制;如此等等,会计记录不容许差错,需要内部控制制度。会计信息化对企业内部控制制度的建设带来了一定的影响,只有建立健全的内部控制制度才能保证会计信息的安全、完整和准确。这些需要在信息系统的输入、处理、输出、存储等部位实施有效的控制。

  (九)会计信息化的安全性

  会计信息化系统的信息处理,不同于手工直接可见的操作和信息存储的介质,他不仅依赖于计算机及其程序的信息处理,而且有些信息需要网络传递。但是,信息技术并非绝对可靠,可能并容易受到网络黑客、病毒等的攻击,存在一种新的安全隐患。对这些问题的研究,已经成为信息化领域的重要课题。在保证会计信息化系统及其信息的安全性上,必须采取严厉的措施,如:系统运行控制、信息处理与存储控制、操作权限控制、组织控制、制度控制等,以确保会计信息化系统的安全性。

  (十)会计信息化软件系统AIS与一些软件系统的比较

  概括地说,会计信息系统是一套具有逻辑性的、独立并完整处理会计信息的软件。XBRL是网络报告专用语言,提供了一个规范的网络报告披露和信息交换标准架构;Excel是一种具有多种功能的电子表格软件,它们不是同一层面上的软件。会计信息系统生成的数据可以通过XBRL或Excel格式输出,XBRL或Excel代替不了会计信息系统处理信息的功能。当然,会计信息系统的通用化,需要规范数据标准,但是不局限于报告等输出的标准,还应该有规范的输入、存储的标准等。对会计信息系统与ERP的比较将在下面说明。

  二、会计信息化的种种相关关系

  会计信息化不仅是信息技术运用于会计上的变革,更需要会计与现代信息技术环境相结合、相适应的会计信息化理论。这需要研究会计信息化与会计实践、理论等的种种关系。

  (一)会计信息化与会计实务的关系

  会计活动与计算机技术结合伊始,信息技术就改革着会计实务;而最终,会计信息化还是要落实到会计实务上。会计信息化初期的电算化模拟着传统会计的业务流程和手工操作方法,仿真了手工会计的活动,取得了成效;其效果是减轻了重复性的手工操作劳动,提高了工作效率。随着会计信息化的深入发展,会计信息系统从核算型向智能化发展,从信息孤岛到信息共享发展,要提高分析信息的能力,就要更大地开发会计信息的价值。当然,会计信息化将深刻地影响手工会计的业务流程,导致会计实务的重大变革。

  (二)会计信息化与会计理论的关系

  传统会计基本理论建立在工业经济基础之上,要使之适应于信息时代的知识经济需求,势必要对会计理论进行创新和发展。经济信息网络要求迅捷响应经营决策,管理的扁平化适应着这种要求,它需要经济信息共享和信息处理一体化的快捷支持,它动摇着传统会计理论封闭、孤立的体系。为此,应该重新认识会计前提、会计对象、会计基本假设、会计一般原则、会计职能、会计任务、会计核算方法、会计报告原则等基本概念,构造适应会计信息化的新的理论体系。会计信息化的深化,更需要会计理论的创新、指导与支持。

  (三)会计信息化与管理会计的关系

  在会计信息化的发展中,会计核算活动的机器智能化处理将导致会计的工作中心和注意力转移到管理会计的分析活动;会计信息化提供的精确、全面的信息,又使管理会计分析得到了充分的资料,会计信息价值得以提升,产生了巨大的效益,管理会计的作用将日益彰显。会计信息化将导致传统会计内部结构的重构。

  (四)会计信息化与财务管理的关系

  会计核算与财务管理是一对孪生兄弟,难分难解,但是毕竟各有侧重。会计核算提供的信息支撑了财务管理的决策,成为财务管理的基础;财务管理效果又反馈成为会计核算的信息来源之一。会计信息化使得会计信息的供应愈加全面、准确和迅捷,财务管理则如虎添翼,可以充分、合理与科学地利用资金等资源,为企业的经营锦上添花。

  (五)会计信息化与会计法规的关系

  会计理论指导会计活动,但是并非约束、规定着会计活动。会计活动的具体工作规则来自于会计法规。会计信息处理的准则、判断的标准、核算方法等被限定于法定的规则之下。会计信息化引发的改革,不仅冲击着会计理论,更直接影响着会计法规,要求会计法规的更新。在会计信息化的发展中,会计法规已经有过适应性的变革,但是会计信息化的深入,还将推动着会计法规的改革,而会计理论应该研究这些规则的科学性、合理性和适应性。

  (六)会计信息化与企业信息化的关系

  企业会计是企业中一个重要的部门,犹如企业的眼睛和耳朵。企业的会计信息化是给企业安上千里眼和顺风耳,提升会计的能力。企业信息化是企业整体的信息化,能全面提高企业经营能力与管理水平。因此,会计信息化要纳入企业信息化之中,这是一个局部与整体之间的关系,而非同等级别的关系,会计信息化可能或可以先行,但最终要考虑服务于整体的利益。这样,会计信息化自然、也必然成为企业信息化(如ERP系统)的构成部分。

  (七)会计信息化与国民经济信息化的关系

  如果我们站在国民经济信息化的角度上可以对会计信息化有更高的认识。会计信息是经济信息主要的重要组成部分,理所当然地纳入国民经济信息化进程之中。一般认为,会计信息属于微观经济范畴,在市场调节中发挥着实际作用。但是这种认识高度还是不够的,国民经济和社会信息化已成为时代的主旋律。会计信息作为一种基础性的经济信息,应该在国民经济信息化战略框架下深化会计信息化,深入挖掘其作用,在宏观经济调控中一显身手。

  (八)会计信息化与会计发展趋势的关系

  在会计信息化、企业信息化乃至国民经济和社会信息化的进程中,会计如何发展、怎样发展,自然成为迟早需要探讨的焦点。面对企业的信息化,会计信息必然要与企业经营管理中的生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事、统计和财务等各种信息融洽沟通,并与各种信息子系统整合,构成企业整体的信息系统,这个进程正在进展。面向社会的信息化,企业会计必然与投资者、银行、海关、工商管理机关、税务机关等密切共享信息;与债权人、供应者、消费者等也有必要的信息沟通,这个进程也正在进展。在财务会计与管理会计、财务会计与财务管理、财务会计与税收筹划等相邻、相关的领域中会计如何发展,值得深思。面向国民经济信息化,会计信息如何为宏观经济管理、调控服务,值得研究。会计或是消融于其中,或是更彰显风光,有赖于会计理论的突破与创新发展。

  (九)会计信息化与硬件的关系

  到此,不得不讨论会计信息化的物质基础——计算机与网络设备等硬件。信息技术的日新月异是这些设备制造技术不断飞跃发展的一种结果。这样,在实施会计信息化之际,就产生了选择系统设备的问题。之所以提出这种问题,是因为其存在种种误区。一些人以为设备越先进、越尖端越好。实则不然,根据笔者20多年开发各种经济信息系统的经验,对于会计信息系统及各种经济信息系统,在满足性能的条件下,设备首选的标准应为可靠性与安全性,并非需要最先进的设备。

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